Warum die Mittelstands-Offensive so dringend benötigt wird
Das Resultat ist ein fehlender Überblick und ein stark ausgebremster Arbeitsablauf.
Nur weil keine Alternativen bekannt sind,
wird so weitergemacht wie bisher.
Der Druck ist groß! Die heutige Zeit, geprägt von Fachkräftemangel, Lieferengpässen, Termindruck und steigenden Ressourcen-kosten erfordert dringend pragmatische wie auch einfach und schnell umzusetzende Lösungen, um mit seinem Unternehmen
für die Zukunft gut aufgestellt zu sein.
Wir bieten das geeignete Tool,
die nötige Erfahrung und eine kompetente Begleitung!
Wir sind ein Team von Prozessoptimierern, Techies und Supportern, die seit fast 2 Jahrzehnten mittelständische Unternehmen mit Software-Lösungen und unserem geballtem KnowHow bei der Optimierung von Organisationsabläufen unterstützen.
Wir schaffen pragmatische und anwendernahe Standards mit den Tools von heute, wenn Sie Ihre Teams entlasten, wertvolle Daten sichtbar machen, einen verlässlichen Gesamtüberblick gewinnen und extrem zeitsparende Abläufe etablieren möchten!
Die Lösung – Stufe 1 –
Zentrale Zugriffe auf zusammengehörige Inhalte
Daten und Informationen sekundenschnell verfügbar
Eine zentrale Datenablage für jeden Ihrer Vorgänge.
Ein verlässlichen Gesamtüberblick statt langen Suchzeiten, Terminchaos, Abstimmungsdefiziten und doppelte Daten.
Alle gebräuchlichen Office-Tools werden weiter verwendet!
Eine chronologische Historie und integrierte Kommentar-Funktion.
Es entstehen keine Abhängigkeiten – Sie können jederzeit zurück zu alten Arbeitsweisen – werden Sie aber sicher nicht wollen.
Sie gewinnen Zeit, Ressourcen, Überblick und Verlässlichkeit!
weil keine Kommunikation untereinander stattfindet!
Das Problem: Ein verlässlicher Überblick ist so fast gar nicht erreichbar.
Die Frage „Wo stehen wir gerade?“ lässt sich nur mit intensiver, händischer Nachhaltung halbwegs beantworten. Das geht besser – erfahren Sie wie!
Daraus resultieren immer die gleichen Probleme:
Keine Kommunikation zwischen den Programm-Inseln
Status-Aktualisierungen der „Inseln“ nur händisch möglich
Keine Überblick über den Status einzelner Aufgaben
Keine Datennalysen möglich
Dezentrale Datenablagen
Unzählige Dateien, E-Mails und unterschiedliche Anwendungen
Viele verschiedene Speicherorte
Unnötig lange Suchzeiten
Fristen werden oft nicht eingehalten
Die Kosten laufen aus dem Ruder
Datenanalysen bleiben aus
Anpassungen an den Markt erfolgen
zu spät oder gar nicht
Aufgabenverteilung via E-Mail
Aufgabensteuerung mithilfe von Excellisten
Händische Dokumentationen
Keine persönlichen Aufgabenlisten mit klarer Prioritäten-Reihenfolge
Zu viele Kommunikationskanäle und dadurch Kommunikationsverluste
Falsche oder nicht autorisierte Empfänger
Schwierige Abstimmung zwischen Schichtwechseln und Zeitmodellen
Ruhestand von Mitarbeitern
Abteilungswechsel einzelner Mitarbeiter
Ausfall z.B. wegen Krankheit
Ausscheiden auf eigenen Wunsch
Die Lösung – Stufe 2 –
Statische Aufgabenlisten ablösen – dynamisch werden
"Wo stehen wir gerade?" Mit einem Klick beantwortet!
Dynamische, digitale Aufgabenlisten für jeden Mitarbeiter ersetzen statische Excel-Listen.
Zeitaktuell sind Sie informiert, wo gerade Handlungsbedarf besteht und welche Ressourcen verfügbar sind.
Das Ampel-Prinzip sorgt senkundenschnell für einen Gesamtüberblick.
Eine automatische Erinnerungsfunktion hält Fristen und Termine ein.
MS Outlook ist direkt verknüpft – E-Mails, E-Mail-Anhänge und Termine werden zentral in dem jeweiligen Themenraum gespeichert.
Die Lösung – Stufe 3 –
Ein ununterbrochener Arbeitsfluss (Workflow)
Jederzeit den Überblick und die Kontrolle behalten!
Von der Anforderung zu deren Erfüllung durchlaufen Sie immer ähnliche Bearbeitungs- und Abstimmungsstufen.
Nur eine datenbasierte Ablaufs-Organisation kann auch in jeder Workflow-Stufe auswertbare, jederzeit verfügbare Daten liefern.
Ein strukturierter, digitaler Workflow sorgt für reibungslose, planbare Abläufe und einen verlässliche Gesamtüberblick ohne Kontrollverlust.
Das Mittelstands-Paket verbindet die benötigten Workflow-Stufen jeder Anforderung in einer übersichtlichen Softwareoberfläche miteinander.
Aufgaben und Projekte, Meetings, Formulare und die Kommunikation rund um einen Auftrag werden so zu einem ununterbrochenen Workflow.
Einige unserer Kunden:
Die Lösung
ONTIV Mittelstand – Software, Begleitung und Coaching
Zukunft Mittelstand
Wir wissen genau, welche Schwerpunkte mittelständische Unternehmen tagtäglich beschäftigen und wo die Schwachstellen für eine übersichtliche Unternehmens-Organisation zu finden sind.
Die Basis unserer Lösung ist eine zentralisierte Datenorganisation nach dem 1-Raum-Prinzip. Die Projektsteuerung schafft mit 1 Klick einen Überblick über alle Ihre Projekte. Der Social-Themenraum sorgt für eine zielgerichtete Kommunikation sowie eine zeitsparende, effiziente Meetingsteuerung. Für Ihre Formulare und Vorgänge schaffen wir die Zettelwirtschaft ab – die Erstellung und Bearbeitung erfolgt direkt über den Internet-Browser.
Im Ergebnis bedeutet das:
Eine maximale Optimierung aller Abläufe im Unternehmen!
Zentralisierte Daten – sekundenschnelle Zugriffe mit 1 Mausklick
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Video: Ein Raum
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Ein Raum
für jede Aufgabe -
WIKI-Räume
– Wissen stets
griffbereit -
MS Office
verbunden -
Persönlicher
Arbeitsbereich
In 2 Minuten erklärt, welche Vorteile Ihnen virtuelle Arbeitsräume bieten.
Keine unzähligen Excellisten mehr bzw. lange Suchzeiten in Dateiordnern, in Ihrem E-Mail-Postfach und in verschiedenen Dokumenten-Revisionen. Virtuelle Arbeitsräume schaffen Übersichtlichkeit und Ordnung. Sie bündeln alle Daten und Informationen, die zu einem Vorgang gehören, an einem zentralen Ort – sekundenschnell erreichbar mit nur 1 Klick.
Immer wenn Ihre Mitarbeiter aus Altersgründen oder eigeninitiativ aus dem Unternehmen ausscheiden, die Abteilung wechseln oder wegen Krankheit ausfallen, geht Fachwissen unwiederbringlich verloren. Speichern Sie das wichtige Unternehmenswissen in themenbezogenen WIKI-Räumen und bauen Sie sich Ihre eigene Enzyklopädie auf.
In Themenräumen legen Sie alle Termine zu der Aufgabe und dem jeweiligen Thema an und planen zudem komfortabel Ihre Meetings. Die Meetingsteuerung integriert sich direkt in MS Outlook – so haben Sie direkten Zugriff auf Ihren Officekalender und es entfällt die zeitraubende, manuelle Übertragung der angesetzten Termine.
Der persönliche Arbeitsbereich erlaubt allen Anwendern direkten Zugriff auf die Themen & Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind. Per Direkt-Suchfunktion werden verknüpfte Dateien zudem mit 1 Klick sekundenschnell gefunden. Wir sind Microsoft-Network-Partner: Alltägliche MS Office-Dateiformate können direkt in der ONTIV Suite verknüpft und weiterbearbeitet werden.
Ein verlässlicher Gesamtüberblick über alle Projekte und Aufgaben
Die zielorientierte Bearbeitung von Projekten und Aufgaben bestimmt maßgeblich den mittelständischen Arbeitsalltag. Deshalb schaffen wir über ein zentrales Monitoring aller Projekte den Gesamtüberblick, der dafür so dringend nötig ist. Softwaregestützt planen Sie das Projekt und legen es mit Hilfe von Vorlagen zeitsparend an, teilen Verantwortlichkeiten zu und definieren Meilensteine. Neben den tagesaktuellen Prioritäten und dem Gesamtfortschritt bleibt auch das Budget stets übersichtlich unter Ihrer Kontrolle. Persönliche Aufgabenlisten und die projektbezogene Verknüpfung aller dazugehörigen Dateien und Inhalte, wie auch die Darstellung der Daten in unterschiedlich aufbereitenden Ansichten, sorgen für einen schnellen Überblick.
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Video:
Projektmanagement -
Alle Projekte
im Gesamtüberblick -
Persönliche
Aufgabenlisten -
Verschiedene
Ansichten auf die
Projektdaten -
Verwenden von
Projektvorlagen
In 2 Minuten erklärt, wie Ihr Projektmanagement mit ONTIV doppelt so effektiv wird.
Über einen zentralen Projektmonitor behalten Sie Ihre Projekte und Aufgaben alle im Gesamtüberblick. In der Software planen Sie das Projekt, legen es an und verteilen Verantwortlichkeiten. Neben den Prioritäten, dem Zeitfenster, den Meilensteinen und dem Projektfortschritt bleibt auch das Budget jederzeit unter Ihrer übersichtlichen Kontrolle.ver
Jeder Projektbeteiligte überschaut in seiner persönlichen Aufgabenliste die ihm zugeteilten Aufgaben, Meilensteine, Maßnahmen, den Projektfortschritt wie auch geplante Meetings und Endzeiten. Der Projektleiter behält dabei den Gesamtüberblick über alle Aufgabenlisten der Verantwortlichen sowie über alle verknüpften Dateien und Dokumente.
Wir bieten Ihnen unterschiedliche, individuell bevorzugte Ansichten auf die Projektinformationen. Sie bevorzugen eine Listenansicht, Dashboardansicht, Gantt-Diagramme, die Darstellung als Kalender oder möchten nur alle Aufgabenlisten einsehen? Per Umschalter wählen Sie in Echtzeit Ihre bevorzugte bzw. für das jeweilige Projekte vorteilhafteste View aus.
Ein weiterer großer Vorteil – Sie müssen nicht bei jedem Projekt erneut auf der „grünen Wiese“ starten. Wiederkehrende Tätigkeiten und Arbeitspakete aus abgeschlossenen Projekten lassen sich spielend als Projektvorlage abspeichern. Danach können Sie die Vorlage einfach in neue Projekte integrieren und anpassen. So gewinnen Sie enorm viel Zeit!
Strukturierte Meetings – effiziente Ergebnisse und schnelle Fortschritte
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Video:
Besprechungs-
management -
Planung über den
Outlook-Kalender -
Durchführung von
Regelmeetings -
Strukturierter
Meetingablauf -
Meetingprotokoll
auf Knopfdruck
In 2 Minuten erklärt, wie Kommunikations- & Meetingsteuerung bei ONTIV funktioniert.
Gute Kommunikation ist die Basis für effektive Arbeitsweisen, deshalb muss diese gefördert werden! Unsere Meetingsteuerung integriert sich in Ihre gewohnte MS-Outlook-Oberfläche, erreichbar mit nur 1 Klick. So behalten Sie direkten Zugriff auf Ihren MS Office-Kalender und eine zeitraubende und manuelle Übertragung der Meeting-Termine entfällt fortan.
Die Software bietet eine übersichtliche Aufgaben- und Maßnahmensteuerung. Bereits während des Meetings lenken Sie zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten die Aufgabenstellungen und Inhalte und verteilen Verantwortlichkeiten in die persönlichen Aufgabenlisten der Teilnehmer. Offene TOP´s werden automatisch für das nächste Meeting weiter vorgehalten.
Alle Tagesordnungspunkte (TOP´s) werden im Vorfeld strukturiert angelegt und während des Meetings mit einer avisierten Dauer, unterstützt durch einen digitalen Zeitcounter, abgearbeitet. Während des Meetings hinzugefügte Elemente, Aufgaben und Inhalte aktualisieren sich in Echtzeit, so behält der Meeting-Moderator jederzeit den Gesamtüberblick.
Kein manuelles, zeitraubendes Erstellen von Protokollen mehr. Während der Meeting-Durchführung erfasste Notizen und Kommentare zu einer Aufgabe oder einem TOP fließen automatisch in ein durch die Software erzeugtes Protokoll ein. Welche Notizen konkret aufgenommen werden, kann der Anwender selbst eingrenzen und das Protokoll auf Knopfdruck ausgeben.
Formulare – 100% digital und über beliebig viele Bearbeitungsstufen
Ressourcenschonend und zeitsparend in die Zukunft Ihres Unternehmens! Die bisher oft noch übliche Zettelwirtschaft und der abteilungsübergreifende Papierkrieg werden durch das digitale Ausfüllen und Bearbeiten direkt im Browser komplett ersetzt. Per Drag-and-Drop gestalten Sie selbst vorlagengestützt neue Formulare und bearbeiten diese über beliebig viele Instanzen. Für jede Bearbeitungsstufe können Bedingungen definiert und Abläufe (Workflows) festgelegt werden, um z.B. personalisierte Meldungen abzugeben oder Freigabeprozesse per Automatismus zu lenken. Auch hier bietet die Software die benötigte Gesamtübersichtlichkeit und sorgt zudem für eine maximale Bürokratie-Reduzierung.
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Video: Formular-
& Vorgangswesen -
Einfache Formular-
erstellung per
Drag & Drop -
Beliebige Stufen
der Bearbeitung
definieren -
Von überall
aus erfassbar -
Workflows und
Abhängigkeiten
definieren
In 2 Minuten erklärt, wie das ONTIV Formular- & Vorgangswesen Ihren Verwaltungsaufwand minimiert.
Das Erstellen neuer Formulare oder Meldungen ist spielend einfach – Sie ziehen per Drag-&-Drop aus dem Elementebaukasten die vorkonfigurierten Formularfelder an den richtigen Platz. Genauso einfach können Sie auch voneinander abhängige Felder erstellen oder ein Formular mehrere Instanzen zum Ausfüllen oder Bearbeiten durchlaufen lassen.
Arbeiten Sie mit Formularen über mehreren Bearbeitungsebenen. Sobald ein Mitarbeiter Stufe 1 des Formulars ausgefüllt hat, wird ein weiterer berechtigter Mitarbeiter auf Stufe 2 benachrichtigt, dem Sie zur Bearbeitung beliebige neue Felder bereitstellen können. Beispielsweise Urlaubsanträge können somit mehrere Instanzen und Prüfprozesse durchlaufen.
Die Erstellung und Bearbeitung erfolgt digital direkt über den Browser, somit ist die Erfassung von überall aus möglich. Manuelles hin-&-her-versenden von Urlaubsanträgen, Fehlerprotokollen oder Befragungen in Papierform gehört ab sofort der Vergangenheit an. Selbst sensible Daten wie CIRS-Meldungen übermitteln Sie verschlüsselt direkt über den Browser.
Legen Sie in einer intuitiv bedienbaren Oberfläche komplexe Vorgänge mit Wenn/Dann-Abhängigkeiten über den integrierten Workflow-Designer an. So lassen sich z.B. persönliche Meldungen ganz einfach personalisieren und manuelle Freigabeprozesse fallen durch die von Ihnen vorher definierten Automatismen gänzlich weg, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet!
Maximaler Gesamtüberblick in 1 Softwareoberfläche
Die Themenschwerpunkte des Paketes „ONTIV Mittelstand“ erreichen Sie in nur einer zentralen sowie übersichtlichen Bedienoberfläche.
Das Projekt-Dashboard hält Sie zeitaktuell über den Stand Ihrer Projekte, den Status der Aufgaben aller Teammitglieder sowie über das Budget am Laufenden.
Mit nur einem Klick erhalten Sie Informationen, welche bisher nur durch mühevolle, manuelle Nachhaltung einzuholen waren.
Der neu gewonnene, verlässliche Gesamtüberblick gibt nicht nur viele Ressourcen frei, sondern sorgt für ein deutlich entspannteres Arbeiten!
Mit gleichbleibenden Ressourcen doppelt so effizient sein!
Ihr Unternehmen arbeitet täglich nah am Limit? Durch Zentralisierung und Strukturierung gewinnen Sie neuen Spielraum! Wie einfach das geht, erfahren Sie im nächsten Live-Webinar.
Begleitung – Fit für die Zukunft!
Die Softwareoberfläche wurde so konzipiert, dass ein intuitives Handling möglich ist. Wir möchten jedoch, dass Sie die Software so effizient wie möglich einsetzen – deshalb lassen wir Sie nicht alleine!
In monatlichen Online-Trainings haben Sie die Möglichkeit, offene Fragen sowie die effektivsten Workflows für Alltagsabläufe mit uns zu besprechen. Unsere detaillierten Leitfäden und Video-Tutorials unterstützen Sie zusätzlich bei der Einführung. Das Onboarding zu ONTIV planen wir individuell mit Ihnen und gestalten den Roll-out in Ihrem Unternehmen in dem von Ihnen zu bewältigenden Tempo.
Dadurch garantieren wir
eine gesteigerte Effektivität sowie Entlastung bei bisher aufwändigen Organisationsprozessen bereits ab dem ersten Tag der Einführung.
Onboarding
und Keyuser-Schulungen
Workflows
Best Practice-Vorgaben
Rollout
und realisierbaren Tempo
Leitfäden
Alltagsthemen
und PDF-Dateien pragmatische Leitfäden zu mittelständischen Alltagsthemen zur Verfügung.
Trainings
für unsere Kunden
bieten wir regelmäßige Online-Trainings
sowie hilfreiche Workshops an.
Support
Menschen, keinen Robotern
E-Mails oder Kontaktformulare.
So gelingt Ihr Onboarding stressfrei neben dem gewohnten Tagesgeschäft
Die schnelle Bereitstellung der Software erfolgt entweder 1. „OnPremise“ auf Ihren firmeneigenen Servern (ab 50 Lizenzen), oder 2. als „Hybrid-Installation“ – die Daten liegen auf Ihren Servern, stehen auch bei Geschäftsreisen oder im Homeoffice zur Verfügung, oder 3. komplett in unserer Cloud auf sicheren ONTIV-Servern in Deutschland.
Der Roll-out – die Implementierung der ONTIV Suite in Ihre bisherigen Unternehmensabläufe und der Beginn der Arbeit mit ONTIV im Arbeitsalltag. Sie übertragen vorhandene Daten, Dokumente und Prozesse und bewältigen ab sofort das Organisationsmanagement ihres Unternehmens mit den Vorteilen der ONTIV Suite.
Zur Einführung in die wichtigsten Funktionen Ihrer neuen Software schulen wir die Key-User Ihres Unternehmens individuell und bedarfsgerecht. Zusätzlich können Sie jederzeit das passende Tutorial-Video in unserer Mediathek anschauen und ihre Kenntnisse erweitern und auffrischen.
Der Funktionsumfang der ONTIV Suite schafft neue Möglichkeiten. Wir vereinfachen Ihren gesamten Organisationsprozess. Sukzessive optimieren Sie mit unserer Hilfe Ihre Organisationsabläufe, profitieren von schlankeren Prozessen, einer gesteigerten Agilität sowie einer gesteigerten Geschwindigkeit aller Abläufe.
Unser Support-Team berät und begleitet Sie nach Bedarf, wenn ihr Anliegen / ihre Fragen auch mal spezieller werden sollten. Individuelle Anpassungen stimmen wir gerne mit Ihnen ab, unternehmensinterne Wünsche werden kompetent und zeitnah von uns entgegengenommen und die Umsetzung gemeinsam mit Ihnen abgestimmt.
Starten auch Sie mit einer verlässlichen Perspektive und werden Sie Teil der Mittelstands-Offensive
• Individuelles Onboarding • Best Practice Workflows • Pragmatische Leitfäden
• Monatliche Online-Trainings • Persönliche Support-Ansprechpartner
Sie möchten erfahren, wie auch Ihr Unternehmen von ONTIV profitiert?
Vereinbaren Sie einen Termin zum persönlichen Strategiegespräch mit uns!
Ganz einfach im Kalender einen freien
Termin aussuchen und bestätigen.
Wir werden uns schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.
Überlassen Sie Ihr Unternehmens-Wachstum nicht dem Zufall!
Gewinnen Sie einen verlässlichen Gesamtüberblick im Unternehmen – machen Sie Ihre tatsächlichen Ressourcen sichtbar. Wie einfach das geht, erfahren Sie im nächsten Live-Webinar.
Ansehen und die Vorteile verstehen – Videos zur Mittelstands-Offensive
In diesem Bereich finden Sie Videos zu den alltäglichen Herausforderungen mittelständischer Arbeitsweisen und wie ONTIV diese löst. Lassen Sie sich überzeugen, wie digitale Workflows in Ihrem Unternehmen für einen verlässlichen Gesamtüberblick sowie ein entspannteres Arbeiten sorgen können.
Kostenlos Herunterladen
Gewinne steigern, Ihr Team entlasten und Fachkräfte sichern
Broschüre zur
Mittelstands-Offensive
Organisieren mit ONTIV bedeutet profitieren in jeder Hinsicht!
Gesteigerte Team-Produktivität
Gesamtüberblick über alle Projektstände
Sicherung Ihrer Fachkräfte
Automatisch gesteigerte Ergebnisqualität
Stärkung der Teamarbeit
Eliminierung von Abstimmungsproblemen
Persönlicher Aufgabenüberblick
Mitmach-Kultur und Wissenserhalt
Gesteigerte Arbeitgeber-Attraktivität
Daten zu Analysezwecken
Übersichtlichkeit in
1 Softwareoberfläche
Der Schlüssel zu
Agilität & Teamwork
Zentralisierte Daten
in virtuellen Räumen
Erweiterbarkeit der
Software-Module
Eine Software, die
Ressourcen schont
Amortisierung binnen
kürzester Zeit
