Mittelstands-Offensive

Alle Daten & Informationen gebündelt

in sekundenschnellem Zugriff

Informiert,

wo man gerade steht

Inhalte zentral abgelegt

Ein Raum

Wissen

stets griffbereit

Zielgerichtet

Kommunizieren

Planbare Abläufe, kurze Suchzeiten,

agile & effiziente Arbeitsweisen

Unbeschränkte

Verknüpfungen

Arbeitsräume

Alle

MS Office

voll integriert

im Gesamtüberblick

Wir kennen die Herausforderungen des Mittelstands!

Daten organisieren

Es besteht eine dezentrale Datenablage
Unzählige Dateien, E-Mails, Termine liegen in unterschiedlichen Anwendungen vor
Es gibt viele verschiedene Speicherorte
Das Resultat: Lange Suchzeiten in Aktenordnern oder in Dateiordnern am Fileserver

Wissen
erhalten

Mitarbeiter gehen in Ruhestand
Es findet ein Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung statt
Ausfall z.B. wegen Krankheit
Mitarbeiter verlassen das Unternehmen
auf eigenen Wunsch

Überblick behalten

Fristen müssen eingehalten werden
Die Kosten müssen im Griff
gehalten werden
Datenanalysen werden erforderlich
Bedingungen müssen an den Markt angepasst werden

Kommunikation steuern

Zu viele Kommunikationskanäle
Informationen gehen an falsche oder nicht autorisierte Empfänger
Umgang mit Kommunikationsverlusten
Abstimmung unter den verschiedenen Arbeitszeitmodellen

Aufgaben lenken

Die Aufgabenverteilung erfolgt
überwiegend via E-Mail
Die Aufgabensteuerung erfolgt
über Excel-Listen
Händische (manuelle) Dokumentationen
Keine persönlichen Aufgabenlisten
mit einer klaren Prioritäten-Reihenfolge

Einige unserer Kunden:

Überlassen Sie Ihr Unternehmens-Wachstum nicht dem Zufall!

Gewinnen Sie einen verlässlichen Gesamtüberblick im Unternehmen
und starten Sie noch heute mit unserer Software-Lösung.

Zukunft Mittelstand

Wir wissen, welche Schwerpunkte mittelständische Unternehmen alltäglich beschäftigen und wo die Schwachstellen für eine übersichtliche Unternehmens-Organisation zu finden sind. Die Basis unserer Lösung ist eine zentralisierte Datenorganisation im 1-Raum-Prinzip, die Sie mit nur 1 Klick zum Ziel führt. Unsere Projektsteuerung schafft einen Gesamtüberblick über alle Projekte und erforderliche Maßnahmen können ab sofort schnell umgesetzt oder angepasst werden. Für benötigte Formulare und Vorgänge (Workflows) schaffen wir die Zettelwirtschaft ab – die Erstellung und Bearbeitung ist direkt im Browser möglich. Unser Social-Network sorgt für eine zielgerichtete Kommunikation und eine zeitsparende Meetingsteuerung. Im Ergebnis: Ein doppelt so effektiver Ablauf und vor allem ein verlässlicher Gesamtüberblick auf alle Vorgänge!

Immer im sekundenschnellen Zugriff – Das 1-Raum-Prinzip

Alle Inhalte und Daten zu einem Thema zentralisiert gespeichert

Eine zentrale Datenablage, bei der themenbezogen in einem virtuellen Raum alle zur Aufgabe zugehörigen Informationen, Dokumente & Dateien, E-Mails, persönliche Aufgaben und Termine mit nur einem Klick erreichbar sind, ist die Basis, welche ein erfolgreiches, übersichtliches und zeitsparendes Changemanagement Ihrer Unternehmens-Organisation erst ermöglichen. Lange Suchzeiten, doppelte Daten und Terminchaos gehören im Raum-Prinzip der Vergangenheit an! Und das wertvolle Unternehmenswissen – sammeln Sie in WIKI-Räumen zum Aufbau einer firmeneigenen Enzyklopädie.

Video: Ein Raum
Ein Raum
für jede Aufgabe
WIKI-Räume
– Wissen stets
griffbereit
MS Office
verbunden
Persönlicher
Arbeitsbereich

In 2 Minuten erklärt, welche Vorteile Ihnen virtuelle Arbeitsräume bieten.

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Keine unzähligen Excellisten mehr bzw. lange Suchzeiten in Dateiordner, in Ihrem E-Mail-Postfach und in verschiedenen Dokumenten-Revisionen. Virtuelle Arbeitsräume schaffen Übersichtlichkeit und Ordnung. Sie bündeln alle Daten und Informationen, die zu einem Vorgang gehören, an einem zentralen Ort – sekundenschnell erreichbar mit nur 1 Klick.

Immer wenn Ihre Mitarbeiter aus Altersgründen oder eigeninitiativ aus dem Unternehmen ausscheiden, die Abteilung wechseln oder wegen Krankheit ausfallen, geht Fachwissen unwiederbringlich verloren. Speichern Sie das wichtige Unternehmenswissen in themenbezogenen WIKI-Räumen und bauen Sie sich Ihre eigene Enzyklopädie auf.

In Themenräumen legen Sie alle Termine zu der Aufgabe und dem jeweiligen Thema an und planen zudem komfortabel Ihre Meetings. Die Meetingsteuerung integriert sich direkt in MS Outlook – so haben Sie direkten Zugriff auf Ihren Officekalender und es entfällt die zeitraubende, manuelle Übertragung der angesetzten Termine.

Der persönliche Arbeitsbereich erlaubt allen Anwendern direkten Zugriff auf die Themen & Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind. Per Direkt-Suchfunktion werden verknüpfte Dateien zudem mit 1 Klick sekundenschnell gefunden. Wir sind Microsoft-Network-Partner: Alltägliche MS Office-Dateiformate können direkt in der ONTIV Suite verknüpft und weiterbearbeitet werden.

Alle Projekte im Gesamtüberblick

Das Kerngeschäft im Mittelstand braucht Übersichtlichkeit

Die Bearbeitung von Projekten und Aufgaben beschäftigt Sie den überwiegenden Arbeitsalltag. Deshalb schaffen wir über einen zentralen Projektmonitor den Gesamtüberblick, der so dringend nötig ist. In der Software planen Sie das Projekt, legen es an und teilen Verantwortlichkeiten zu. Neben den Prioritäten, dem Zeitfenster und dem Projektfortschritt und den Meilensteinen bleibt auch das Budget übersichtlich unter Ihrer Kontrolle. Persönliche Aufgabenlisten und die Verknüpfung aller zugehörigen Dateien und Inhalte im 1-Raum-Prinzip, wie auch die Arbeit mit Projektvorlagen lassen jedes Projekt zum Erfolg werden.

Video:
Projektmanagement
Alle Projekte
im Gesamtüberblick
Persönliche
Aufgabenlisten
Verschiedene
Ansichten auf die
Projektdaten
Verwenden von
Projektvorlagen

In 2 Minuten erklärt, wie Ihr Projektmanagement mit ONTIV doppelt so effektiv wird.

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Über einen zentralen Projektmonitor behalten Sie Ihre Projekte und Aufgaben alle im Gesamtüberblick. In der Software planen Sie das Projekt, legen es an und teilen Verantwortlichkeiten zu. Neben den Prioritäten, dem Zeitfenster, den Meilensteinen und dem Projektfortschritt bleibt auch das Budget jederzeit unter Ihrer übersichtlichen Kontrolle.

Jeder Projektbeteiligte überschaut in seiner persönlichen Aufgabenliste die ihm zugeteilten Aufgaben, Meilensteine, Maßnahmen, den Projektfortschritt wie auch geplante Meetings und Endzeiten. Der Projektleiter behält dabei den Gesamtüberblick über alle Aufgabenliste der Verantwortlichen sowie über alle verknüpften Dateien und Dokumente.

Wir bieten Ihnen unterschiedliche, individuell bevorzugte Ansichten auf die Projektinformationen. Sie bevorzugen eine Listenansicht, Dashboardansicht, Gantt-Diagramme, die Darstellung als Kalender oder möchten nur alle Aufgabenlisten einsehen. Per Umschalter wählen Sie in Echtzeit Ihre bevorzugte bzw. für das jeweilige Projekte vorteilhafteste View aus.

Ein weiterer großer Vorteil – Sie müssen nicht bei jedem Projekt erneut auf der "grünen Wiese" starten. Wiederkehrende Tätigkeiten und Arbeitspakete aus abgeschlossenen Projekten lassen sich spielend als Projektvorlage abspeichern. Danach können Sie die Vorlage einfach in neue Projekte integrieren und angepassen. So gewinnen Sie enorm viel Zeit!

Meetingsteuerung & Kommunikation

... denn „stille Post" bremst den Projektfortschritt aus

Für eine zielgerichtete Kommunikation sorgt unser Social-Network, das direkt in der Software integriert ist. Sie können jederzeit Kommentare und Feedbacks zu einer Aufgabe/einem Projekt abgeben und somit die Unternehmenskommunikation effektiv fördern. Als Microsoft-Network-Partner integrieren wir die Meetingsteuerung direkt in Ihren MS Outlook-Kalender – erreichbar mit nur 1 Klick. Sie planen strukturiert in der Software ihre Meetings, legen TOP´s an, verfügen über eine übersichtliche Aufgaben- & Maßnahmensteuerung und erhalten ein automatisch erzeugtes Protokoll auf Knopfdruck.

Video:
Besprechungs-
management
Planung über den
Outlook-Kalender
Durchführung von
Regelmeetings
Strukturierter
Meetingablauf
Meetingprotokoll
auf Knopfdruck

In 2 Minuten erklärt, wie Kommunikations- & Meetingsteuerung bei ONTIV funktioniert.

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Gute Kommunikation ist die Basis für effektive Arbeitsweisen, deshalb muss diese gefördert werden! Unsere Meetingsteuerung integriert sich in Ihre gewohnte MS-Outlook-Oberfläche, erreichbar mit nur 1 Klick. So behalten Sie direkten Zugriff auf Ihren MS Office-Kalender und eine zeitraubende und manuelle Übertragung der Meeting-Termine entfällt fortan.

Die Software bietet eine übersichtliche Aufgaben- und Maßnahmensteuerung. Bereits während des Meetings lenken Sie zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten die Aufgabenstellungen und Inhalte und verteilen Verantwortlichkeiten in die persönlichen Aufgabenlisten der Teilnehmer. Offene TOP´s werden automatisch für das nächste Meeting weiter vorgehalten.

Alle Tagesordnungspunkte (TOP´s) werden im Vorfeld strukturiert angelegt und während des Meetings mit einer avisierten Dauer, unterstützt durch einen digitalen Zeitcounter, abgearbeitet. Während des Meetings hinzugefügte Elemente, Aufgaben und Inhalte aktualisieren sich in Echtzeit, so behält der Meeting-Moderator jederzeit den Gesamtüberblick.

Kein manuelles, zeitraubendes Erstellen von Protokollen mehr. Während der Meeting-Durchführung erfasste Notizen und Kommentare zu einer Aufgabe oder einem TOP fließen automatisch in ein durch die Software erzeugtes Protokoll ein. Welche Notizen konkret aufgenommen werden, kann der Anwender selbst eingrenzen und das Protokoll auf Knopfdruck ausgeben.

Maßnahmensteuerung für effektive Optimierungen

Der Schlüssel zur realistischen Selbsteinschätzung

Maßnahmen sind kein notwendiges Übel, sondern ein effektives Instrument, um Abläufe im Unternehmen realistisch einzuschätzen und in dem Zuge zu optimieren! Über einen zentralen Maßnahmenmonitor mit Gantt-Diagrammen und einem Ampel-System behalten Sie alle abgeschlossenen und laufenden Maßnahmen sowie deren Bearbeitungsstatus im Überblick – inklusive persönlichen Arbeitsbereichen für jeden einzelnen Mitarbeiter.

Video: Maßnahmen-
management
Gesamtüberblick
über alle Maßnahmen
Effektive
Wirksamkeitsprüfungen
Feedbacks abgeben
– jederzeit
Fokus auf Fristen
& Fortschritte
im Ampelsystem

In 2 Minuten erklärt, wie unser Maßnahmenmanagement die Abläufe im Unternehmen optimiert.

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Der Maßnahmenmonitor befreit Sie von einzelnen Excellisten und deren manueller Nachhaltung. Er bietet einen zentralen Gesamtüberblick über alle aktuellen Maßnahmenthemen und Bearbeitungsstadien. In persönlichen Arbeitsbereichen für jeden einzelnen Mitarbeiter stehen alle Informationen, die den jeweils Verantwortlichen betreffen sofort zur Verfügung.

Wirksamkeitsprüfungen sind notwendig, um das gewünschte Ergebnis einer Maßnahme auch überprüfen zu können. Die Software unterstützt Sie dabei, schnell und effizient die Wirksamkeit zu überprüfen. Sie definieren SOLL-Vorgaben und erfassen die IST-Werte. So wird die Prüfung nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zu einem sehr effektiven Instrument.

Sie erwarten eine Ressonanz zur Effektivität und Akzeptanz einer neuen Maßnahme. Unsere Kommentarfunktion – mit einem Klick erreichbar – oder auch der „Gefällt mir!“-Button für ein blitzschnelles Feedback, ermöglichen es jederzeit und einfach, Feedbacks zu einer noch laufenden oder abgeschlossenen Maßnahmen abzugeben.

Gantt-Diagramme und ein Ampelsystem signalisieren auf einen Blick, ob Maßnahmen abgeschlossen, offen, oder sogar bereits überfällig sind. Der Prozentbalken signalisiert dabei den exakten Aufgaben- & Maßnahmenstatus sowie wo noch dringender Handlungsbedarf besteht. Sie verhindern so effektiv, dass zeitkritische Maßnahmen im Tagesgeschäft untergehen.

Formular- & Vorgangswesen

Vorlagengestützt, digital & ressourcenschonend

Ressourcenschonend und zeitsparend in die Zukunft Ihres Unternehmens! Die bisher oft noch übliche Zettelwirtschaft und der verwaltungstechnische Papierkrieg werden durch das Ausfüllen und Bearbeiten direkt im Browser komplett ersetzt. Per Drag-and-Drop gestalten Sie vorlagengestützt neue Formulare und bearbeiten diese über beliebig viele Instanzen, hinterlegen Maßnahmen und legen Abhängigkeiten und komplexe, bedingungsabhängige Abläufe (Workflows) fest, um z.B. personalisierte Meldungen abzugeben oder Freigabeprozesse teilautomatisiert zu lenken. Auch hier bietet die Software eine maximale Übersichtlichkeit im 1-Raum-Prinzip.

Video: Formular-
& Vorgangswesen
Einfache Formular-
erstellung per
Drag & Drop
Beliebige Stufen
der Bearbeitung
definieren
Von überall
aus erfassbar
Workflows und
Abhängigkeiten
definieren

In 2 Minuten erklärt, wie das ONTIV Formular- & Vorgangswesen Ihren Verwaltungsaufwand minimiert.

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Das Erstellen neuer Formulare oder Meldungen ist spielend einfach – Sie ziehen per Drag-&-Drop aus dem Elementebaukasten die vorkonfigurierten Formularfelder an den richtigen Platz. Genauso einfach können Sie auch voneinander abhängige Felder erstellen oder ein Formular mehrere Instanzen zum Ausfüllen oder Bearbeiten durchlaufen lassen.

Arbeiten Sie mit Formularen über mehreren Bearbeitungsebenen. Sobald ein Mitarbeiter Stufe 1 des Formulars ausgefüllt hat, wird ein weiterer berechtigter Mitarbeiter auf Stufe 2 benachrichtigt, dem Sie zur Bearbeitung beliebige neue Felder bereitstellen können. Beispielsweise Urlaubsanträge können somit mehrere Instanzen und Prüfprozesse durchlaufen.

Die Erstellung und Bearbeitung erfolgt digital direkt über den Browser, somit ist die Erfassung von überall aus möglich. Manuelles hin-&-her-versenden von Urlaubsanträgen, Fehlerprotokollen oder Befragungen in Papierform gehört ab sofort der Vergangenheit an. Selbst sensible Daten wie CIRS-Meldungen übermitteln Sie verschlüsselt direkt über den Browser.

Legen Sie in einer intuitiv bedienbaren Oberfläche komplexe Vorgänge mit Wenn/Dann-Abhängigkeiten über den integrierten Workflow-Designer an. So lassen sich z.B. persönliche Meldungen ganz einfach personalisieren und manuelle Freigabeprozesse fallen durch die von Ihnen vorher definierte Automatismen gänzlich weg, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet!

Video-Tutorials und weiteres
Bewegtbild zu unseren Softwarelösungen

In unserer Mediathek finden Sie neben Video-Tutorials zur Handhabung der gesamten ONTIV Suite noch weitere Videos aus der Praxis mittelständischer Arbeitsweisen. Lassen Sie sich verdeutlichen, wie unsere Software Verlässlichkeit in Ihrem Unternehmen schafft.